Россия

+8 (800) 350-84-13 доб. 243

Спецификация на поставку товара

Процесс формирования для поставки продукции требуется производить, когда заключен договор о поставке. Документация не относится к самостоятельной – это приложение, часть договора. Спецификации обладают широкой сферой действия (в особенности это касается объектов торговли), несмотря на необязательное использование.
 

Для чего нужна спецификация?

Разные договора, включая на поставку, имеют некоторую информацию:
  • как называется субъект, между которым ведется заключение;
  • объект на договор: поставка товара либо материала;
  • цена;
  • выдвинутые условия с последующим исполнением;
  • права с обязанностями, ответственность в случае нарушения.
 
Чаще всего договор имеет стандартный вид. Здесь не всегда указывают точное название товара. Это может иметь связь с тем, что объем очень большой. Тогда может помочь переход на особое приложение, называемое спецификацией.
 
Документ составляют письменно. Он даст полноценное представление касательно списка продукции, материалов с единицами измерения, количества и сорта, вида и назначения, включая остальные характеристики с особенностями.
 
Самый актуальный вариант связан с договором длительного влияния. На этом основании ценности поставляются от поставщика к потребителю определенное время.
 
 
 
Количество в договоре
 
Здесь не имеются никакие ограничения.
 
Отдельная партия будет иметь отдельный документ. После того, как все подписано сторонами, это еще одна важная часть к основному договору.
 
 
Как ведется формирование
 
Обязанность, чтобы составить документ, возложена на сотрудника фирмы, которая и есть поставщик. Это менеджер либо руководитель, который ведет договор на поставку, а также юридический консультант либо кто-то иной. Главное, чтобы он владел необходимой информацией, точными данными поставок и умел все правильно оформить.
 
 
Составление спецификации
 
В наши дни отсутствует универсальная форма для составления. Работники способны самостоятельно выбирать формат. Но если в фирме имеется какой-то шаблон в утвержденном виде, тогда следует придерживаться именно его. Самое главное, чтобы были соблюдены 2 условия: структура совпадает со стандартами делопроизводства и содержит некоторые данные.
 
Шапка должна содержать:
 
  • Номер с датой о заключении, приложение;
  • Номер спецификации в качестве приложения;
  • Обозначение, как называется документ.
 
Во 2-ой части содержатся основные данные. Она имеет вид таблицы с такой информацией:
 
 
Если надо, таблица может содержать иные данные.
 
После этого снизу лучше добавить условия об оплате за товары по спецификации (соответствие по договору, возможны некоторые изменения из-за обстоятельств).
 
спецификация на поставку товара образец
 
 
Важные моменты на этапе оформления
 
Для оформления используют специальный бланк фирмы либо обычный лист бумаги в любом формате. Возможно использование, как рукописного, так и напечатанного компьютерного вида.
 
Важно соблюдение условия: на бланке должна быть подпись от руководителя поставщика фирмы либо ответственной личности, включая подпись работника – потребителя.  
 
Автографы должны иметь живой вид – применение факсимильных подписей, отпечатанных разными методами недопустимо. Однако есть некоторые случаи составления договора в удаленном порядке: у компании имеются цифровые подписи, которые зарегистрированы официально.
 
Заверение печатью необязательно. Это необходимо тогда, когда отдельно прописали использование нормативно-правовых актов фирмы касательно штемпельных изделий.
 
Оформление идет в 2-х экземплярах, которые идентичны тексту и равноправны. Отдельный из них получают обе стороны. После полного формирования данных необходимая информация вписывается в журнал по учету договоров.
 
 
Возможны ли изменения
 
В законном порядке применяют нормы с требованиями, которые установлены по договору.
Независимо от этапа, всегда возможно редактирование. Можно сделать расторжение ранее составленной спецификации, и сформировать новую.
 
 
Хранение документации
 
Хранение должно выполняться в течение всего периода. Для этого имеется отдельная папка и договор – приложение. Говоря о сроках, они определены по закону России или по локальным актам компании. Подробнее по ur-adres-ifns2.ru
 
 

Как сделать передачу партнеру

Чаще всего способ совпадает с договором:
  1. обычная российская почта – заказное письмо, имеющее уведомление;
  2. курьерская доставка;
  3. когда есть электронная подпись – соответствующие средства связи;
  4. иногда в случае допущения, возможна передача по факсу.